Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng hướng đến hoạt động minh bạch và hiệu quả, kiểm toán hoạt động trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống quản trị nội bộ. Khác với kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động tập trung vào việc đánh giá hiệu suất, tính kinh tế và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp thông qua các quy trình, bộ phận cụ thể.
Với mục tiêu giúp tổ chức tối ưu hoá nguồn lực, giảm lãng phí và nâng cao năng lực điều hành, kiểm toán hoạt động không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp lớn mà ngày nay còn được áp dụng rộng rãi tại doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy kiểm toán hoạt động là gì và quy trình thực hiện như thế nào?
Kiểm toán hoạt động là quá trình đánh giá có hệ thống các hoạt động vận hành trong doanh nghiệp nhằm xác định mức độ hiệu quả, hiệu lực và sự tuân thủ chính sách, quy định nội bộ. Không giống như kiểm toán tài chính vốn tập trung vào số liệu kế toán, kiểm toán hoạt động hướng đến bản chất của các hoạt động nghiệp vụ và cách chúng tạo ra giá trị cho tổ chức.
Mục tiêu chính của kiểm toán hoạt động là giúp doanh nghiệp:
Phát hiện điểm nghẽn trong quy trình quản lý
Đưa ra khuyến nghị cải tiến về hệ thống và hiệu suất công việc
Giảm thiểu chi phí không cần thiết và lãng phí nguồn lực
Nâng cao khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo
Kiểm toán hoạt động mang tính chủ động và định hướng cải tiến liên tục. Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm toán theo định kỳ hoặc khi có dấu hiệu bất thường như sụt giảm lợi nhuận, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch thấp hoặc khi có yêu cầu từ đối tác, cổ đông.
Quy trình kiểm toán hoạt động cần được triển khai một cách khoa học và chặt chẽ. Dưới đây là các bước cơ bản trong một quy trình kiểm toán tiêu chuẩn:
Xác định mục tiêu kiểm toán: Trước khi bắt đầu, kiểm toán viên cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi và kỳ vọng của đợt kiểm toán. Việc này giúp định hướng hoạt động đánh giá, tránh lan man và thiếu trọng tâm.
Thu thập thông tin: Bao gồm việc rà soát tài liệu nội bộ, quy trình làm việc, phỏng vấn nhân sự, khảo sát hiện trường... nhằm có cái nhìn toàn diện về hoạt động đang được kiểm toán.
Phân tích và đánh giá: So sánh thực tế với chuẩn mực nội bộ hoặc tiêu chuẩn ngành để đánh giá mức độ hiệu quả, hiệu lực và tính tuân thủ của quy trình.
Lập báo cáo và khuyến nghị: Dựa trên các phát hiện, kiểm toán viên đưa ra nhận xét khách quan và đề xuất giải pháp cải tiến hợp lý. Báo cáo cần rõ ràng, có căn cứ và mang tính khả thi.
Theo dõi sau kiểm toán: Đây là bước giúp doanh nghiệp đảm bảo các khuyến nghị đã được triển khai hiệu quả và mang lại kết quả thực tế.
Quy trình này cần được thực hiện một cách độc lập, khách quan và có sự phối hợp chặt chẽ giữa kiểm toán viên và các phòng ban trong doanh nghiệp. Để triển khai hiệu quả, nhiều doanh nghiệp cũng áp dụng công nghệ hoặc sử dụng phần mềm để hỗ trợ thu thập và phân tích dữ liệu trong suốt quá trình kiểm toán.
.png)
Một trong những lợi ích lớn của kiểm toán hoạt động là giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro, trong đó có rủi ro liên quan đến thuế. Nhiều sai sót về thuế phát sinh từ sự thiếu kiểm soát trong hoạt động vận hành, ví dụ như ghi nhận sai doanh thu, chi phí, hay chưa có quy trình kiểm tra nội bộ rõ ràng.
Việc thực hiện kiểm toán hoạt động thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và điều chỉnh các sai lệch trước khi bị cơ quan thuế thanh tra hoặc xử phạt. Điều này đặc biệt hữu ích trong các kỳ quy trình kiểm tra thuế, nơi mà mọi hồ sơ, sổ sách và quy trình nội bộ đều có thể được đối chiếu kỹ lưỡng.
Không ít doanh nghiệp đã bị truy thu hoặc phạt hành chính do thiếu sự chuẩn hóa và giám sát từ bên trong. Vì vậy, kiểm toán hoạt động không chỉ là công cụ nâng cao hiệu quả mà còn là lá chắn phòng ngừa rủi ro thuế rất cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào đang vận hành.
Doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện kiểm toán hoạt động trong các tình huống sau:
Khi có sự thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức hoặc quy trình
Khi phát hiện hiệu suất làm việc sụt giảm
Khi chuẩn bị bước vào kỳ kiểm toán tài chính hoặc kiểm tra thuế
Khi xây dựng lại hệ thống quản trị nội bộ theo mô hình mới
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng hoặc tìm kiếm đầu tư, việc có một quy trình kiểm toán hoạt động bài bản sẽ tạo được niềm tin lớn đối với nhà đầu tư hoặc đối tác chiến lược.
Kiểm toán hoạt động không chỉ là công cụ kiểm tra mà còn là giải pháp cải tiến toàn diện giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Một quy trình kiểm toán hiệu quả sẽ làm rõ thực trạng nội tại, tối ưu hóa vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý. Việc áp dụng kiểm toán hoạt động ngay từ giai đoạn phát triển ban đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và xây dựng nền tảng quản trị vững chắc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ quản lý tài chính và kế toán toàn diện, hãy tham khảo website: https://crystalbooks.vn/. Phần mềm tích hợp nhiều tính năng giúp tự động hóa nghiệp vụ kế toán, lập báo cáo, theo dõi ngân sách và hỗ trợ kiểm soát nội bộ hiệu quả – là công cụ đắc lực cho bất kỳ doanh nghiệp nào đang hướng đến chuẩn hóa quy trình.